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Surveiller son activité, pour anticiper

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Business Drivers
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Pixabay - StartupStockPhotos - CC0 Creative Commons
On les appelle « business drivers » ou plus simplement indicateurs clés d’activité. On les trouve dans des livres qui en regorgent. Mais soyons francs, on ne peut pas tout surveiller avec la même attention. Surtout en période de démarrage et de premier développement. Ce qu’il faut, c’est surveiller ce qui pourrait nécessiter des actions correctrices rapides. Voici comment procéder, pour se doter d’un outil simple de veille sur son activité.

Choisir les indicateurs

Le choix des indicateurs n’est pas neutre. Ils doivent refléter ce qui, dans votre activité, est primordial et qui pourra vous aider à prendre des décisions. Concrètement voici quelques exemples, dans différentes activités.

  • Activités de service :

 Sur le plan commercial, (on a besoin de connaitre la performance) : nombre de clients prospectés, nombre de devis élaborés, nombre de commandes...

- Sur le plan technique, (il faut s’assurer qu’on ne passe pas plus de temps que prévu sur un projet, un chantier) : nombre d’heures à passer par projet, nombre d’heures effectivement passées, nombre d’heures facturées...

- Sur le plan financier, délai moyen de paiement des clients, montant des achats et frais pour chaque client, trésorerie...

La fonction première des indicateurs d'activité est de vous aider à anticiper...

  • Activités commerciales, restauration, vente sur Internet...

- Commercial, nombre de clients par jour (si on a fait de la pub : nouveaux clients acquis par cette pub), panier moyen...

- Technique,  stock par produit, vente par produit, délai de livraison moyen...

- Financier,Chiffre d’affaires (par jour, semaine...), échéance des principales factures, trésorerie…

A quelle fréquence doit-on collecter de l’information ?

Une règle primordiale à respecter : simplicité et régularité. Entendons par là que vous devez trouver ce qui est facile à collecter et le collecter à espace régulier. C’est-à-dire que si pour vous, les informations significatives doivent être hebdomadaires il faut les noter toutes les semaines !

A quoi servent les indicateurs clés d’activité ?

Leur fonction première est de vous aider à anticiper. Un artisan sait combien de semaines ou de mois de travail il a en portefeuille, grâce aux informations qu’il collecte. Ça lui permet de prévenir ses clients du délai dans lequel il pourra intervenir. Dans le même ordre d’idée, si vous créez des sites internet ou faite du conseil, vous devez savoir quelle est votre charge de travail. Si la charge augmente de manière régulière, il faut peut-être penser à sous-traiter ou embaucher. Si elle diminue, il faut prendre des mesures rapides pour prospecter et retrouver un bon niveau de carnet de commande.

Leur autre fonction est de vous permettre de vérifier que vos tarifs sont adaptés et que vous gagnez suffisamment d’argent pour couvrir vos charges, ainsi que votre trésorerie, elle-même portée par un fond de roulement suffisant. Il est important que l’entreprise dispose d’assez de cash pour couvrir les décalages entre les entrées et sorties d’argent.

Enfin, les indicateurs doivent être une aide à la décision. Il peut s’agir de décisions simples comme supprimer un produit ou une prestation, qui ne trouve pas sa clientèle; d'une décision plus compliquée comme augmenter ses tarifs pour être rentable (pour autant que les clients soient prêts à payer plus); ou bien d'une décision très lourde, comme décider à quel moment on arrête l’activité, quand le business ne marche pas.

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Moovjee
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