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Savoir lister ses obligations

Un calendrier de ses obligations est un outil d'organisation indispensable
Pour organiser son temps, différentes techniques sont disponibles. S’il faut garder à l’esprit que le problème de temps est d’abord un problème de choix d’un nombre restreint de buts essentiels, on doit malgré tout faire face à des obligations et être capable d’exécuter efficacement un certain nombre de tâches dans les 24 heures que comporte une journée.
Comment s’organiser au jour le jour ?

 

Il faut éviter « l’agenda de médecin » soit un rendez-vous toutes les 15 minutes. Il ne laisse aucun espace de liberté permettant de rajouter des tâches souvent liées à la sphère personnelle. Par ailleurs, comme on ne peut rester concentré plus de 45 min, on ne serait pas efficace sur les 15 min qui suivront

L’organisation de son temps est une bataille quotidienne qui va se répercuter sur l’heure voire la minute pour assurer l’exécution de sa stratégie. Chaque matin (ou soir), il faut consacrer quelques minutes à revoir et noter tous les engagements de la journée ainsi que la liste des tâches. Cette action permet de visualiser clairement sur un support le temps occupé et le temps libre restant. On peut également valider que la répartition du temps est bien en phase avec la stratégie définie en amont. Il est possible que cela ne soit pas toujours le cas, il peut y avoir des tâches incontournables, mais c’est important d’en avoir conscience. Par ailleurs, si une autre tâche nous est demandée, on pourra accepter ou refuser en connaissance de cause et sans état d’âme

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Comment prioriser les tâches ?

Utilisez la matrice d’Eisenhower. Cette matrice comporte 2 axes : urgent et important. Elle permet de classer et de visualiser l’ensemble des engagements et des tâches de la journée en fonction de leur urgence et de leur importance.  Ce qui est urgent et important sera identifié et exécuté en priorité. Quant à ce qui est « Pas important, pas urgent », on peut même envisager de ne pas le faire. Au bout de 3 jours, sans rappel à propos de cette tâche, on peut la supprimer. Il est possible de noter toutes ces tâches et de vérifier de temps à autre le temps gagné. C’est une façon de se rendre compte de l’utilité de notre arbitrage.

On va devoir passer beaucoup de temps à s’organiser ?

Pas du tout, l’organisation quotidienne prend sept minutes. Pour chaque minute consacrée à s’organiser, on gagne une heure parce que chaque fois qu’on formalise, on gagne du temps. S’interrompre pour réfléchir à l’organisation en fait perdre. En ayant visualisé les tâches, leur ayant alloué le temps nécessaire, sachant quelle sera la suivante, on peut focaliser sur ce qui est prévu. Pour améliorer sa productivité, on peut utiliser la technique Pomodoro (lien web ?) qui apporte une méthode pour se concentrer sur une tâche à la fois sans se laisser perturber par les évènements extérieurs.

Comment faire pour garder cette vivacité et tenir dans le temps ?

La difficulté va surtout porter sur les tâches répétitives non opérationnelles qui ne rapportent pas mais qui sont nécessaires. Il existe un principe simple : rendre l’activité attrayante en se donnant un défi. Comme dans un jeu, la tension et l’amusement augmentent avec la difficulté. Cela permet de rendre l’activité plus vivante et donc acceptable.

Faire preuve de constance dans son organisation personnelle est un challenge. Prendre le temps de rouvrir son agenda pour voir notre propre évolution, calculer le temps gagné permet de se rendre compte des effets positifs et de garder le rythme. Mais comme pour le sport, pour réussir, il faut y aller tous les jours ! 

Daniel Kervarec LifeClass

Secteur d’activité : Editeur

Date de création : 05/2016

Siège social : Asnières sur seine

Site Internet : www.lifeclass.fr

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Moovjee
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